Arquitetura: Veja como ser mais produtivo no trabalho com menos esforço
Conheça algumas maneiras de otimizar o tempo, organizar suas tarefas e ver resultados positivos no seu cotidiano de trabalho
Assim como a maioria das profissões, a rotina de um arquiteto é cheia de compromissos, responsabilidades e prazos a serem cumpridos. Os prazos dos projetos estão ficando cada vez mais curtos, as tipologias construtivas mais complexas e ainda há o fato de muitas vezes o profissional ser autônomo, o que exige mais planejamento e disciplina. E aí vem a pergunta: como ser mais produtivo?
O site archsmarter.com publicou uma lista com 21 dicas para um arquiteto trabalhar de forma mais inteligente, com menos esforço, e assim ser mais produtivo. O Mapa da Obra selecionou as 13 melhores – e que também servem para outras profissões.
Como ser mais produtivo:
1. Entenda a diferença entre ser “eficaz” e ser “eficiente”. Ser eficaz é fazer as coisas certas. Ser eficiente é fazer as coisas da maneira correta. Ambos são importantes, mas é preciso fazer primeiro as coisas certas antes de poder fazê-las da maneira correta. Combine os dois e você estará realmente trabalhando de forma mais inteligente, com menos esforço;
2. Lembre-se do princípio 80/20: 80% dos resultados vêm de apenas 20% de seus esforços. Foque nos resultados, não no trabalho. Mais horas nem sempre equivalem a mais resultados;
3. Esquematize o processo. Sim, cada projeto é único, porém, as tarefas e as etapas de cada projeto são muito semelhantes. Esquematizar o processo ajuda a identificar onde eliminar etapas ou tornar o processo mais eficiente. Os mapas mentais são uma ótima ferramenta para esse exercício;
4. Utilize checklists. A maioria dos softwares de gerenciamento de projetos permite que você crie listas de verificação e listas de tarefas. Depois de esquematizar o processo, crie listas de verificação para cada etapa do projeto. Quais são suas entregas padrão? Quais problemas você costuma enfrentar? O que fica faltando com frequência?
5. O tempo é o único recurso que não pode ser criado nem armazenado. É nosso bem mais precioso. Preste atenção no tempo e use-o de forma efetiva;
6. Tente trabalhar menos horas, não mais. Isso o obriga a concentrar-se nas tarefas mais importantes. Além disso, pesquisas mostram que trabalhar mais do que 40 horas é absolutamente improdutivo;
7. Mantenha registros de tempo. Anote como você gasta o tempo ao longo de uma semana normal. Esse registo deve ser mais detalhado do que uma planilha de horários. Faça isso durante uma semana inteira e será possível identificar muito bem como você usa seu tempo;
8. Foque nas prioridades. Mark Twain dizia que começar o dia pela tarefa mais complicada torna tudo mais fácil depois. Resolva logo pela manhã, quando você ainda está descansado, aquilo que realmente não quer fazer. Conclua a tarefa e então você poderá passar para aquelas que realmente gosta;
9. Trabalhe em tarefas relacionadas. Se estiver trabalhando em vários projetos, tente focar em tarefas semelhantes em série, em vez ficar pulando de um projeto para o outro. Isso irá economizar tempo e energia;
10. Reduza as reuniões. Antes de agendar uma reunião, pergunte-se: “Por que faremos essa reunião? Ela é necessária? Qual é o objetivo?” Mais reuniões significam menos trabalho feito. Use uma agenda para registrar a finalidade e o resultado desejado da reunião. Tenha o menor número possível de participantes na reunião e estabeleça horário de término definido. Caso precise se reunir regularmente com a equipe de projeto, considere realizar reuniões em pé;
11. Desligue as notificações de e-mails no computador e no telefone. São apenas convites para distração. Como se realmente precisássemos de ainda mais;
12. O que há em sua caixa de ferramentas? Faça uma lista das ferramentas que utiliza (tanto físicas quanto digitais) diariamente. Compare cada uma delas com o trabalho que precisa que ela faça. Essa é a ferramenta certa para o trabalho? É melhor ter apenas algumas ferramentas que você realmente sabe como usar do que uma enorme caixa com ferramentas acumulando poeira;
13. Utilize atalhos de teclado. A maioria dos programas tem atalhos de teclado para os comandos. Em muitos casos, você pode até mesmo programar seus próprios atalhos. Você pode economizar muito tempo ao longo do dia se utilizar menos cliques para fazer seu trabalho.
Já conhece os novos cartões inteligentes do CONFEA/CREA?
